O que são documentos administrativos?

1. Documentos de que se serve a empresa em seu âmbito interno.

• Convocações

• Atas

• Autorizações

• Avisos e anúncios

• Boletins e revistas

• Memórias

• Nota interior

• Pedido.

2. Convocações.

Em uma primeira acepção é um documento pró o qual se cita de forma oficial a um grupo de pessoas para tratar em um local determinado os temas figuram na própria convocação, e em uma segunda, é a publicação ou difusão de notas informativas de interesse geral que fazem as empresas. Podem ser dado na própria empresa ou ter projeção para o exterior.

3. Atas.

É um documento pelo que se dá fé dos fatos ou do acontecido nas reuniões, bem como dos acordos tomados nas mesmas e que previamente foram convocadas com caráter oficial. O secretário dá fé deste documento mediante sua assinatura, e a dos restantes membros que conformam o órgão reitor que convoca a reunião. As atas ficam refletidas ou escritas no Livro de Atas.

4. Partes em que se divide uma ata.

• Início: que a sua vez consta de três blocos:

• Citando a localidade onde se celebra a reunião, a data, hora e nome da empresa.
• Relacionam os assistentes e ausentes (se #há); indicando seu cargo na empresa que representam. Começa-se pelo maior cargo e vai-se decrescendo. Este relacionamento figura na margem esquerda da folha, separada por uma linha se faz à mão. Se pelo contrário, faz-se por médio informático, faz parte do corpo da ata.
• Figura a “Ordem do dia”, que é o relacionamento ordenado dos temas que se vão tratar ou deliberar. Estes temas colocam-se em ordem de maior a menos importância.

• Conteúdo: recolhem-se de forma ordenada as deliberaciones e acordos tomados no desenvolvimento da sessão ou reunião.

• Final: começa com “Não tendo mais assuntos que tratar se levanta a sessão às hh.mm horas do dia da data”. A seguir figuram as antefirmas e assinaturas do secretário, ou bem, a do cargo que convoca a reunião, bem como a dos demais cargos diretivos. Se há presidente, este dará o Vº Bº à ata com sua assinatura à margem esquerda da mesma.

5. Autorização.

Costumam surgir como resposta à petição que faz um empregado/à seu chefe/a. A autorização pode obedecer a diversos motivos e, ademais, não tem um formato ou estilo padrão. Tem que expressar clareza, brevidade,concisión e racionalização para cumprir seu objetivo.

6. Avisos e Anúncios.

São informações ou notícias de caráter geral que afetam à organização e, por tanto, ao pessoal da empresa. Colocam-se no quadro de avisos e não têm um modelo concreto (clareza, brevidade, concisión e racionalização).

7. Boletins e revistas.

Costumam obedecer a atividades e informações referentes ao lazer e à cultura unidas diretamente com a empresa que edita a publicação. Sua confecção realiza-se em imprentas. Sua publicação é própria de médias e grande empresas.

8. Memórias.

São documentos que refletem os dados e atividades principais levadas a cabo pela sociedade ou organização durante um determinado tempo, que costuma ser um ano.

Seu conteúdo ou partes varia dependendo da atividade empresarial ou econômica que desenvolva a organização, embora costumam começar com “um saúdo” do presidente, diretor geral ou máximo mandatário, para depois realizar uma exposição dividida por capítulos.

9. Que é uma nota interior?

Sua finalidade é que os diferentes departamentos, seções ou negociados pertencentes a uma empresa se comuniquem entre si.

10. Partes de que consta uma nota interior.

• Início: nome ou razão social, data de confecção em formato longo ou curto, palavra DE para escrever o cargo da pessoa e departamento ou seção do que emite a nota, a palavra A para escrever o cargo da pessoa e departamento ou seção do que recebe a comunicação e a palavra Assunto onde se redigirá um resumo do motivo da comunicação.

• Conteúdo: especifica-se o motivo pelo que se escreve a nota interior, de forma breve e concisa.

• Final: assinatura da pessoa que envia a mensagem, não aparece a antefirma pois aparece em DE.

11. Pedido.

Obedece ao modelo de impresso utilizado pelo pessoal da empresa para solicitar ou realizar determinadas petições a seus superiores. Não têm modelo predefinido e a cada empresa desenha seu modelo próprio. Os motivos pelos que se utiliza este documento são múltiplos: período de férias, mudança de destino, casal…..

* DOCUMENTOS EXTERNOS

12. Nomear os documentos externos

• Anúncios.

• Carta Circular

• Cartões (de visita ou cortesia e comerciais)

• Convites

• Saúda

13. Anúncios

Empregam-se quando a empresa publica determinadas notícias que interessem a setores empresariais concretos ou a determinados segmentos de população, bem sejam clientes ou n ou da empresa emissora.

14. Partes que consta um anúncio.

• Logótipo da empresa

• A razão social

• AVISO ou ANÚNCIO

• Motivo ou conteúdo

• Localidade e data de expedição

• Antefirma e assinado (não rubrica)

15. Carta Circular

Atendendo ao tipo de carta comercial, utiliza-se para anunciar algum acontecimento ou evento a outras empresas ou pessoas, tais como clientes, fornecedores, etc.

E também obedecendo às instruções, procedimentos, ordens ou informação sobre algum tema ou assunto que se envia aos empregados, etc., para seu conhecimento e efeito ou quando as entidades públicas transmitem informação a suas subordina-os ou administrados.

16. Convites, que são?

São documentos que surgem como consequência da necessidade de estabelecer uma aproximação entre o anfitrião de um ato social ou familiar e os assistentes a eles.

Estes atos podem ser:

17. Saúda, que são?

É o documento por excelência utilizado pelo pessoal de empresa, pelos cargos públicos das entidades, organismos e instituições oficiais, em definitiva por aqueles com transcendência nos relacionamentos profissionais para comunicar nomeações, tomadas de posse, etc.

18. Partes do saúda.

• Início: descrição do cargo da pessoa que emite o documento, razão social e a seguir a palavra “Saúda” que já vem impressa.

• Conteúdo: figura a pessoa com nome e dois apelidos, ou cargo ao que se dirige o saúde para continuar com uma exposição muito breve do motivo que o origina.

• Final: consta do nome e dois apelidos da pessoa que remete o saúda, assim com a fórmula de despedida, que adota uma forma protocolar e comum para este tipo de comunicações, estas frases começam em minúscula mas se o emissor figurasse no início, a frase começaria por maiúscula.

19. Considerações do saúda.

• Redige-se em terceira pessoa.

• Conteúdo breve.

• Não se assina.

• Não se escreve a direção do destinatário.

• Não figura o selo da empresa ou organização.

20. Cartões.

Os cartões dividem-se em duas classes: as de visita ou cortesia e as comerciais.

21. Cartões de visita e cortesia.

São de tamanho pequeno e retangular e seus usos são os seguintes:

• Pessoal: para uso de particulares. Conteúdo: nome e apelidos, domicílio completo e o telefone.

• Profissional: para uso pessoal da empresa e de atividades profissionais. Conteúdo: nome e apelidos do titular, profissão liberal ou cargo que ocupa na empresa, o domicílio fiscal ou o da empresa, nº de telefone e de fax e e-mail se se tem.

• Oficial: para indicar o caráter oficial ou cargo público de seu titular.

20. Cartões comerciais.

Conhecem-lhas também como cartões de resposta comercial. Estão enquadradas dentro dos produtos que oferta Correios e Telégrafos. O franqueio está pago.

Públicos: eventos, congressos, simpósios,….

Privados ou familiares: batismos, casamentos…